10 prověřených tipů pro úspěšný outsourcing

Dělejte to, v čem jste nejlepší, a to ostatní přenechte odborníkům. 

Živnostníci a drobní podnikatelé neustále hledají nové kreativní způsoby, jak dosáhnout svých obchodních cílů a přitom snížit náklady. Cesta k úspoře času, peněz a frustrujících momentů při zakládání a budování firmy může vést přes outsourcing, což znamená přenechání maxima práce odborníkům, kteří své služby nabízejí za rozumnou cenu.

Na online tržištích, kde malé podniky poptávají téměř jakékoliv outsourcované projekty, najdete tucty zadavatelů, kteří již úspěšně poptali tak různorodé služby, jako jsou administrativa, sestavování obchodních plánů, grafika a design, tvorba a vývoj webu, psaní nebo vývoj softwaru.

Od zadavatelů, kteří umění outsourcingu ovládli dokonale, přitom slyšíte pořád dokola to samé. Jejich rady jsou zde shrnuty do následujících „10 prověřených tipů“ pro outsourcing. Pokud se jimi budete řídit, mohou Vám pomoci ze spolupráce s externím dodavatelem nebo spolupracovníkem získat maximum – ať už využíváte online poptávkových serverů jako je Easytask, vybíráte je na webu, nebo si nabídky dodavatelů necháváte posílat „po staru“.

1. Stanovte jasný cíl a časový plán projektu

Zní to jako samozřejmost, ale každý úspěšně zadaný projekt začíná jasně určeným cílem, jehož chcete dosáhnout. Požadavky na projekt musí být vytyčeny hned na začátku. Dodavatelé služeb potřebují mít přesné a úplné informace, aby Vám mohli připravit realistickou nabídku za rozumnou cenu. Konkrétně popište, co od dodavatele očekáváte, a poskytněte mu o službě, kterou potřebujete, a způsobu jejího zpracování maximum informací. A nakonec nezapomeňte na jasný, ale realistický časový plán - ten totiž může mít na konečnou cenu projektu výrazný dopad.

2. Hodnoťte externistu stejně, jako byste přijímali zaměstnance na plný úvazek

Při hodnocení nabídek od dodavatelů se nebojte ptát. Stejně jako přijímání zaměstnance na plný úvazek je i výběr dodavatele velmi subjektivní záležitostí. Vyžádejte si reference a u větších projektů požádejte klienty, kteří již dodavatelových služeb využili, o zpětnou vazbu. Nebojte se navázat dialog – pokud máte ohledně schopností dodavatele nějaké pochybnosti, vyjádřete je. Užírat se a doufat, že to dobře dopadne, nikam nevede.

3. Hledejte někoho s přesně odpovídající zkušeností

Ideálně by měl váš vybraný dodavatel mít zkušenosti s konkrétním druhem projektu, který poptáváte. Nechcete být přece něčí „pokusný králík“. Dvojnásob to platí pro outsourcování složitých technických projektů typu vývoj softwaru. Pokud například hledáte vývojáře aplikace pro Android, zkontrolujte si, jestli dodavatel již podobné projekty pro tuto platformu vedl a zda byli zákazníci spokojeni. To ale platí i pro jiné typy projektů. Pokud potřebujete sepsat obchodní plán pro otevření maloobchodu, nejlepších výsledků dosáhnete, pokud si najdete konzultanta s ověřitelnou praxí z maloobchodního prodeje.

4. Nevybírejte dodavatele pouze na základě ceny

Jakkoliv to může být lákavé, nikdy dodavatele nevybírejte pouze na základě ceny. Zkušení zadavatelé, kteří za sebou mají mnoho outsourcovaných projektů a stovky zhodnocených nabídek, Vám téměř vždy doporučí nejlevnější a nejdražší nabídku vyřadit rovnou. Shodují se, že nejúspěšnější projekty jsou ty, v nichž dodavatel nabídl vyrovnaný poměr mezi cenou a kvalitou odvedené práce.

5. Projděte si portfolio a ukázky práce

Prostudujte si dodavatelovu předchozí práci, jeho „portfolio“. Zjistíte tak, jestli jeho výkon bude vyhovovat vašim požadavkům na kvalitu a styl. Pokud vás ani dodavatelovo portfolio, reference a zkušenosti úplně nepřesvědčily, můžete ho zkusit požádat o krátkou ukázku nebo návrh pracovního postupu. Dodavatel, který to se získáním Vaší zakázky myslí vážně, by měl být schopen poskytnout vám hrubý náčrt své práce, z něhož lépe pochopíte jeho přístup k řešení daného problému či projektu. Dejte si ale pozor, abyste nepřekročili hranici mezi ukázkou práce a požadavkem na dokončení celého projektu „na zkoušku“. Žádný kvalifikovaný profesionál zadarmo pracovat nebude.

6. Začněte zvolna

Pokud s dodavatelem spolupracujete poprvé, začněte projektem, jehož rozsah je relativně malý a jednoduchý. Získáte tak lepší představu o dodavatelově stylu a schopnostech před tím, než mu svěříte práci na své „vlajkové lodi“. I v případě, že zvažujete dlouhodobou spolupráci, domluvte si „kontrolní“ zasílání výsledků po krátké době, kterou následně můžete prodlužovat. Vyplatí se Vám to.

7. Plaťte v návaznosti na jasně dané dokončené části projektu

Kromě celkového rozsahu projektu by měl pracovní plán jasně obsahovat také části, na něž bude projekt rozdělen. Pokud si stanovíte kontrolní body, u nichž zhodnotíte, jak projekt pokračuje, snadno jej dokončíte v termínu a budete vědět, že výsledek bude odpovídat vašim standardům. Dodavateli plaťte v návaznosti na dokončení těchto částí.

8. Předem si vyjasněte vlastnictví projektu

U jakéhokoliv outsourcovaného projektu si předem jasně stanovte, kdo bude vlastníkem výrobku a jeho důležitých součástí. Dodavatele seznamte s tím, jak chcete jeho produkt či službu využít. Vývoj softwarové aplikace na míru může být například diametrálně odlišný při soukromém a komerčním použití.

9. Nezapomeňte na podporu po dokončení projektu

U technologií není špatné uvést do smlouvy klauzuli o záruce či servisu, která Vám zaručí podporu dodavatele i poté, co bude projekt dokončen. Takovou klauzuli je mnohem snazší vyjednat před začátkem projektu než po jeho skončení a využít ji mohou i zadavatelé kreativních nebo obchodních služeb. Možná bude Váš obchodní plán potřeba trochu poupravit, až získáte zpětnou vazbu od potenciálních investorů, nebo zjistíte, že své zbrusu nové moderní logo potřebujete v jiném formátu. Když si s dodavatelem předem vyjednáte podporu zdarma či malé budoucí úpravy za zlevněnou cenu, ušetří Vám to spoustu času, peněz a bolehlavu.

10. Sepište to na (elektronický) papír

Během zpracování projektu se jeho rozsah, výstup nebo dokonce dohodnutá cena mohou měnit. Jakoukoliv změnu časového plánu, rozsahu nebo platebních podmínek dodavateli jasně sdělte a požádejte o písemné potvrzení, že změnám rozumí a souhlasí s nimi. Podobně si uchovávejte jakékoliv žádosti o změny ze strany dodavatele a Váš souhlas či odmítnutí. Ukládejte si komunikaci, která proběhne mimo online poptávkové systémy jako je Easytask.

 

Všechny tyto tipy můžeme potvrdit a podepsat, a to na základě naší rozsáhlé zkušenosti s outsourcingem všech možných druhů služeb. U některých projektů – zvláště těch jednoduchých, například administrativních – však stačí využít zdravý selský rozum. Dobře popsat zadání, kontrolovat a kvalitně s dodavatelem komunikovat.

Služeb prvotřídních odborníků můžete využívat, kdykoliv bude potřeba, aniž byste se museli zatěžovat přijímáním zaměstnanců na plný úvazek. Pokud se budete soustředit na to, v čem jste nejlepší, a to ostatní přenecháte odborníkům na volné noze, budete moci konkurovat větším společnostem a přitom si uchovat svou nezávislost.